Kapitel 1: Erste Schritte

Wenn Sie vistrax das erste Mal nach der Installation starten, öffnet sich die Eingabemaske „vistrax Verbindungseinstellungen“. Nehmen Sie die Konfiguration der Datenbankverbindung vor. Detaillierte Informationen finden Sie in Kapitel 9 „Verbindungseinstellungen“.

Die Anmeldung in vistrax setzt die Eingabe von Benutzername und Passwort voraus. Die Benutzerzugangsdaten erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator.

Während der Anmeldung können Sie außerdem einen von Ihnen mittels vistrax-Admin in der Datenbank hinterlegten Mandanten auswählen.

Sobald Sie sich in vistrax angemeldet haben, gelangen Sie in die Hauptansicht. Die Hauptansicht gliedert sich in zwei Hauptbereiche „Menüleiste“ und „Arbeitsbereich“.

Über das vistrax-Symbol in der linken oberen Ecke der Symbolleiste gelangen Sie zum Systemmenü. Über das Systemmenü nehmen Sie die vistrax-Systemeinstellungen vor. Neben der Online-Hilfe finden Sie weitergehende Informationen zum Produkt, zum Bestellprozess und den Nutzungsbedingungen.

Im Arbeitsbereich werden später die verschiedenen Eingabemasken angezeigt. Ein Wechsel zwischen den einzelnen Eingabemasken ist über die geöffneten Registerkarten möglich.

Über die Menüleiste gelangen Sie zu allen Funktionen, die Sie für die Administration und die Besucherverwaltung benötigen. Die Menüleiste gliedert sich in verschiedene Menügruppen. Diesen sind jeweils thematisch die zur Verfügung stehenden Funktionen zugeordnet.

Hier kann der aktuell angemeldete vistrax-Benutzer unter „Einstellungen“ seine individuellen Benutzereinstellungen vornehmen, wie Passwortänderung, Konfiguration der Benutzeroberfläche sowie Einstellungen zur Datenauswertung und -speicherung.

Über die Filterfunktion „Zugänge“ kann sich der Benutzer sämtliche anwesenden und vorbereiteten Besuche nach dem ausgewählten Zugang, d.h. Ein- oder Ausgang, anzeigen lassen.

In dem Bereich „Besuchermanagement“ wird die An- und Abmeldung von Besuchern sowie die Vorbereitung von Besuchen vorgenommen. Detailinformationen zum Registrierungs- sowie An- und Abmeldeprozess finden Sie unter den Punkten „Registrierung“ und „An- und Abmeldung“.

Die Datenauswertung ermöglicht über die Report-Funktion eine genaue Auswertung der stattgefundenen Besuche. Informationen zur Datenauswertung finden Sie im Kapitel 3 „Datenauswertung“.

Hier werden die für die Besucherverwaltung notwendigen Stammdaten (Zugänge, Gebäude, Mitarbeiter, Abteilungen) angelegt. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 4 „Infrastruktur“.

In der Menügruppe „Administration“ können neue Benutzerkonten erstellt und Benutzerrollen definiert werden. Informationen zur Definition und Verwaltung von Benutzerkonten und -rollen finden Sie in Kapitel 5 „Administration“.

Mittels „CTI Quick Telefonat“ können Sie per Mausklick Telefonate beginnen. Die Menügruppe wird nur dann angezeigt, wenn der Punkt CTI-Telefonie konfiguriert und aktiviert wurde (siehe Kapitel 6 „CTI-Telefonie“).

Mit den Unterpunkten „Vorlagen“ und „Einträge“ lassen sich die Checklisten bearbeiten. Diese Funktionen stehen nur zur Verfügung, sofern die Benutzerrechte hierfür erteilt wurden.

Bevor Sie Besuchsvorgänge eingeben und verwalten können, ist es erforderlich, dass Sie nach der erfolgreichen Installation von vistrax zunächst die Infrastruktur-Stammdaten anlegen. Diese Daten werden für die Registrierung sowie die An- und Abmeldung von Besuchern benötigt.

Da die Stammdaten aufeinander aufbauen, achten Sie bitte darauf, die Anlagen in folgender Reihenfolge (von rechts nach links) vorzunehmen:

a) Zugänge

Legen Sie hier Ihre verschiedenen Zugänge zum Betriebsgelände an. Zugänge können beliebige Ein- oder Ausgänge wie Pforten, Tore oder Empfangsbereiche darstellen.

b) Gebäude

Legen Sie hier die verschiedenen Gebäude auf Ihrem Betriebsgelände an. Die Angabe der Gebäude benötigen Sie für die Anlage der Abteilungen.

c) Abteilungen

Legen Sie hier die verschiedenen Abteilungen an. Die Angabe der Abteilung benötigen Sie für die Anlage der Mitarbeiter.

d) Mitarbeiter

Legen Sie hier die Mitarbeiter an, die Besuche erhalten.

Um vistrax mit mehreren Benutzern verwenden zu können, können neben dem Benutzer „Administrator“ weitere Benutzer angelegt werden. Den Benutzern können individuelle Benutzerrollen und -rechte zugewiesen werden. Hilfen zum Anlegen weiterer Benutzer und zur Definition von Benutzerrollen und -rechten finden Sie im Kapitel 5.