Unter der Ansicht “Einträge” werden die Checklisteneinträge verwaltet. In den Checklisteneinträgen können neben einem Namen und einer Beschreibung auch die auf einem Unterschriften-Pad dargestellten Texte eingestellt werden, wenn dem Nutzerprofil die benötigten Rechte zugewiesen wurden. Wird ein Check-In bzw. Check-Out Text eingestellt, so wird dieser Text beim jeweiligen Vorgang angezeigt. Sowohl im Rahmen der Eintragsauswahl im Checklisten-Fenster, als auch gegebenenfalls auf einem angeschlossenem Unterschriften-Pad. Weiter können die Rückgabeart, eine Gültigkeit und ein Referenztext für einen Eintrag festgesetzt werden.

Die Rückgabeart beschreibt ob ein mit diesem Eintrag verbundenes Element zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgegeben werden muss.

• Rückgabe nicht nötigHierbei ist nichts weiter zu beachten. Das damit verbundene Element muss nicht zurückgegeben werden und somit hat dieser Eintrag keine Auswirkung auf den Check-Out.
• Rückgabe nötigHier gilt es zu beachten, dass das mit diesem Checklisteneintrag verbundene Element zurückgegeben werden muss. Dies hat Auswirkungen auf den Check-Out Vorgang. Sehen Sie dazu die ergänzenden Hinweise zum Check-Out etwas weiter unten.

Für die Gültigkeit sind folgende Optionen wählbar:

• Einmal: Die Bestätigung ist nur einmalig gültig.
• Bis Check-Out: Die Bestätigung ist bis zum nächsten Check-Out gültig.
• Bis letzter Check-Out: Die Bestätigung bleibt bis zum Beenden des Besuchs gültig.
• Zeitraum: Die Gültigkeit der Bestätigung wird zeitlich begrenzt über eine Angabe der Gültigkeitsdauer in Jahren, Tagen und Stunden.
• Datum: Die Gültigkeit ist für einen Tag an dem angegebenen Datum gegeben.
• Unbegrenzt: Die Gültigkeit der Bestätigung ist unbegrenzt.

Ein Standard Referenztext stellt eine Textvorlage dar, die bei einem Check-In / Check-Out Vorgang von einem Benutzer mit dem darin beschriebenen, konkreten Element überschrieben werden kann. So kann beispielsweise in diesem Feld der Text “Schlüsselnummer” vorab angegeben und anschließend bei einem Check-In / Check-Out Vorgang mit der eigentlichen Schlüsselnummer überschrieben werden. Dieses Feld muss nicht gepflegt werden, da ein Benutzer ein Referenztext selbst während des Check-In / Check-Out Vorgangs einpflegen kann.

Die Checklistenvorlage ist eine Menge aus einem - oder mehreren - Checklisteneinträgen, welche bei einem Check-In oder Check-Out abgefragt werden. Die Checklistenvorlage besteht aus einem Namen, einer Beschreibung und beliebig vielen Checklisteneinträgen. Für jeden Checklisteneintrag kann separat ausgewählt werden, ob eine Bestätigung von einem Besucher, einem verantwortlichen Mitarbeiter, oder einem Benutzer bzw. einer Empfangsperson erfolgen muss. Dabei stehen folgende Verhaltens-Optionen zur Auswahl:

• Erforderlich: Angegebene Person soll den Checklisteneintrag bestätigen. Der Checklisteneintrag wird initial angehakt.
• Optional: Angegebene Person kann die Checklisteneintrag bestätigen. Der Checklisteneintrag wird initial nicht angehakt.
• Deaktiviert: Bestätigung einer Person wird nicht abgefragt.

Diese Auswahl kann separat für die Anforderungen bei Check-In und Check-Out vorgenommen werden.

Abschließend zu einem Check-In Vorgang wird, sofern dies zuvor über das entsprechende Konfigurationsmenü aktiviert wurde, ein Fenster für die Auswahl der Checklistenvorlage und Durchführung des Bestätigungsvorgangs geöffnet. Sofern Sie zuvor eine Vorlage angelegt und aktiviert haben, können Sie diese im Auswahlmenü “Vorlage” einsehen und auswählen. Durch die Auswahl der Vorlage werden die ihr zugewiesenen Einträge entsprechend ihrer Personenzugehörigkeit (Besucher, Mitarbeiter, oder Benutzer) unterteilt und angezeigt.

Abhängig der zuvor eingestellten Verhaltens-Optionen, werden die angezeigten Checklisteneinträge initial angehakt. Innerhalb der Tabelle können Sie ein Hinweis- und ein Referenztext nachträglich einpflegen. Der hier eingetragene Referenztext überschreibt den Standard Referenztext des betroffenen Eintrags. Sollen zusätzlich zu den bereits vorhandenen Einträgen weitere Einträge eingefügt werden, können diese über die Schaltfläche “Eintrag hinzufügen” hinzugefügt werden.

Ist die Checkliste eingestellt, können Sie diese entweder manuell über den Auswahlpunkt “Prüfen” bestätigen, oder eine Unterschrift von den betroffenen Personen verlangen. Der Auswahlpunkt “Unterzeichnen” wird nur dann freigegeben, wenn ein Unterschriften-Pad vorab über das Konfigurationsmenü angeschlossen, aktiviert und ausgewählt wurde. Sofern die Bestätigung nicht durch die vorab eingetragene Person erfolgen soll, kann eine andere Person über das Auswahlmenü “Unterzeichner” ausgewählt werden.

Nach erfolgreicher Prüfung bzw. Unterzeichnung der Checklisten-Einträge kann man zwischen “Abschließen” und “Drucken und Abschließen” auswählen. Bei letzterem wird ein Druck-Dialog geöffnet, wo man die Inhalte der zu druckenden Quittung auswählen kann. Mit “Weiter” gelangt man anschließend zur Druckerauswahl.

Ähnlich wie bei einem Check-In Vorgang wird auch bei einem Check-Out das genannte Checklisten-Fenster geöffnet. Hierbei ist zu beachten, dass gegebenenfalls nicht nur die in der ausgewählten Checklistenvorlage aktivierten Checklisteneinträge angezeigt werden, sondern auch andere Einträge, die diesem Besuch bzw. Besucher zugeordnet werden. Diese werden dann angezeigt, wenn im Rahmen des Check-Ins ein Checklisteneintrag mit der Forderung nach der Rückgabe eines ausgehändigten Elements ausgewählt wurde.

Wurde die Rückgabeart “Rückgabe nötig” für einen Checklisteneintrag ausgewählt und auch im Rahmen des Check-Ins bestätigt, prüft vistrax zu welchem Zeitpunkt das ausgehändigte Element spätestens zurückgegeben werden muss. Dies ist abhängig von der ausgewählten Gültigkeit des betroffenen Checklisteneintrags. Ein Benutzer kann während des Check-Outs die grau markierten Einträge solange ignorieren, wie die ausgewählte Gültigkeit des Checklisteneintrags nicht überschritten wurde. Wurde die Gültigkeit überschritten, muss der Benutzer entweder den Checklisteneintrag auswählen und die Rückgabe der betroffenen Elemente fordern, oder den Checklisteneintrag abwählen. Dadurch ist eine Rückgabe des betroffenen Elementes bis zum nächsten Besuch des Besuchers zurückgestellt.