Geführte Registrierung

Sie können eine Besucherregistrierung in fünf einfachen Schritten unternehmen. Wenn Sie bereits Besucherstammdaten hinterlegt haben (siehe. hierzu Punkt „Firmen“ sowie „Besucher“), können Sie in den Eingabemasken auf die bereits vordefinierten Profile zurückgreifen, indem Sie die Suchfunktion in den Eingabefeldern nutzen. Neue Stammdaten können ebenso direkt im Registrierungsprozess eingegeben werden.

1. Angabe der Besucher-Firma

Wählen Sie die Firma, zu der der Besucher gehört, in dem Eingabefeld „Filter“ aus oder legen Sie ein neues Firmenprofil an. Zur Neuanlage eines Firmenprofils klicken Sie bitte auf „Neu“. Mit Klick auf „Weiter“ gelangen Sie in die nächste Eingabemaske.

2. Angabe des Besuchers

Wählen Sie den Besuchernamen aus der Datenbank aus oder legen Sie einen neuen Besucher an. Zur Neuanlage eines Besuchernamens klicken Sie bitte auf „Neu“.

3. Angaben zum Besuch

Geben Sie hier nähere Daten zu dem Besuch und den gewünschten Dokumenten ein.

→ Gültigkeitszeitraum der Anwesenheit

Definieren Sie hier den geplanten Gültigkeitszeitraums des Besuchs. Eine An- und Abmeldung ist auch außerhalb dieses Zeitraumes möglich. In diesem Fall wird Ihnen jedoch eine Warnung angezeigt.

Ganztägig: Für einen bestimmten Zeitraum ohne zeitliche Einschränkung, 00-24h ist vorbelegt
Andauernd: Von einem Startdatum + Uhrzeit bis zu einem Enddatum + Uhrzeit
Täglich: Von einem Startdatum bis zu einem Enddatum jeweils täglich in einem bestimmten Zeitfenster

Hinweis: Durch die Zeitumstellung (Sommerzeit - Winterzeit) entstehen ungültige Zeiten. Diese liegen in der Zeitspanne, die durch Vor- und Zurückstellen der Uhrzeit übersprungen wird, gemäß der lokalen Zeitzone. Wird eine solche ungültige Zeit gewählt kann es vorkommen, dass vistrax eine abweichende Zeit hinterlegt, die im gültigen Bereich liegt. Die Berechnung der Abweichung ist betriebssystemabhängig. Zur Vermeidung achten Sie darauf, Datum + Uhrzeit so zu wählen, dass kein ungültiger Zeitpunkt entsteht.

Füllen Sie des Weiteren die Pflichtfelder Mitarbeiter und Anlass aus. Optional können Sie über das Feld „Abteilung“ eine Filterung auf die Mitarbeiter vornehmen. Ebenfalls können Sie ergänzend in dem Eingabefeld „Fahrzeug“ ein Kfz-Kennzeichen sowie unter dem Eingabefeld „Hinweise“ individuelle Bemerkungen hinterlegen.

→ Welcome-Bildschirm

Sie können in der Auswahlliste einstellen, ob und wann die Besucherdaten über den vistraxWelcome-Begrüßungsbildschirm angezeigt werden. Hierzu haben Sie mehrere Optionen, die für jeden Besuch individuell eingestellt werden können. Weitere Informationen finden Sie in der Online-Hilfe von vistraxWelcome.

→ Dokumente

Geben Sie in dem Bereich Dokumente an, ob und welche Besucherdokumente der Besucher erhalten soll. In der Auswahlliste finden Sie vistrax-Standardvorlagen. Unter dem Punkt „Besucherdokumente“ erhalten Sie Informationen, wie Sie individuelle Besucherdokumente erstellen und anpassen können. Klicken Sie auf „Weiter“, um zur Druckansicht der Besucherdokumente zu gelangen

4. Druck Besucherdokumente

Falls Sie Besucherdokumente ausgewählt haben, sehen Sie hier eine Vorschau zu dem Besucherausweis und/oder dem Besucherschein. Bei mehrseitigen Besucherdokumenten können Sie sich alle Seiten über die Pfeil-Schaltflächen anzeigen lassen.

Wählen Sie „Seite drucken…“ um die aktuelle Seite zu drucken. Wählen Sie „Alles drucken…“, um alle hinterlegten Seiten auszudrucken.
Weitere Detailinformationen zum Drucken finden Sie in dem Abschnitt „Drucken von Besucherdokumenten“ in Kapitel 9.

5. Zusammenfassung Registrierungsdaten

In der Zusammenfassung werden alle vorgenommenen Registrierungsdaten dargestellt. An dieser Stelle können Sie entscheiden, ob der Besucher angemeldet werden soll („Check-In“) oder nur als vorbereitet angelegt werden soll („Speichern“).

Vorbereitete Besucher können im Anschluss in den Bereichen „Übersicht“ oder „Vorbereitet“ weiterverarbeitet werden.